Просроченный товар на полке склада или витрине чаще всего обнаруживается слишком поздно — при инвентаризации или после жалобы покупателя, хотя программа для подсчета срока годности способна предупредить о приближении даты за несколько дней или недель. Такие решения автоматически отслеживают даты производства и реализации по каждой партии, формируют списки товаров на списание и напоминают о необходимости уценки.
В этой статье разберем, какие функции должна иметь система контроля сроков годности, какие программные решения существуют для разных масштабов бизнеса и как правильно настроить учет, чтобы ни одна единица товара не «просрочилась» незамеченной.
Зачем нужен автоматический контроль сроков годности
Ручной учет дат в таблицах или на бумаге работает только при очень малом ассортименте. Как только номенклатура превышает несколько десятков позиций, а поставки идут ежедневно, человеческий фактор неизбежно дает сбои: партия теряется на дальней полке, дату вносят с ошибкой, напоминание забывают проверить.
Автоматизированный учет сроков годности решает сразу несколько задач. Во-первых, система ведет партионный учет: каждая поставка фиксируется с собственной датой производства и окончания годности. Во-вторых, программа заранее сигнализирует о товарах, у которых истекает срок, — это позволяет вовремя сделать уценку или вернуть продукцию поставщику. В-третьих, при продаже кассир или система могут блокировать реализацию просроченной позиции.
Отдельный плюс — соблюдение принципа FEFO (First Expired, First Out): первым отгружается товар с ближайшим сроком истечения. Программа подсказывает кладовщику, из какой партии брать продукцию, что существенно снижает списания.
- 📉 Снижение потерь от списаний просроченной продукции
- 🔔 Автоматические уведомления о приближении даты истечения
- 📦 Партионный учет с привязкой срока к каждой поставке
- 🚫 Блокировка продажи просроченного товара на кассе
- 📊 Отчеты по товарам с истекающим сроком для уценки
Какие бывают программы для учета сроков годности
Выбор решения зависит от масштаба бизнеса и отрасли. Универсального «лучшего» варианта нет — есть подходящий под конкретные задачи.
Товароучетные системы. Комплексные программы вроде конфигураций на платформе 1С (например, решения для розницы и управления торговлей) включают учет сроков годности как часть складского функционала. Подходят для магазинов, аптек и оптовых компаний, где нужен полный цикл: от прихода до продажи и списания.
Специализированные модули и сервисы. Облачные сервисы и мобильные приложения заточены именно под контроль дат: сканирование штрихкода, ввод срока, напоминания. Их удобно использовать небольшим кафе, пекарням и цехам, где полноценная учетная система избыточна.
Аптечные и фармацевтические решения. Для аптек контроль сроков — обязательное требование, поэтому отраслевые программы включают серийный учет, работу с рецептурными препаратами и интеграцию с системами маркировки.
| Тип решения | Для кого | Ключевые возможности |
|---|---|---|
| Товароучетная система (1С и аналоги) | Розница, опт, склады | Партионный учет, FEFO, отчеты, интеграция с кассой |
| Облачный сервис | Малый бизнес, кафе | Уведомления, доступ с любого устройства, быстрый старт |
| Мобильное приложение | Микробизнес, домашний склад | Сканирование штрихкодов, напоминания |
| Отраслевое решение (аптеки, фарма) | Аптеки, дистрибьюторы лекарств | Серийный учет, маркировка, отчетность |
Ключевые функции, на которые стоит обратить внимание
При сравнении программ проверяйте не общий список возможностей, а конкретные механизмы работы со сроками. От них зависит, будет ли система реально помогать или превратится в еще одну обязанность по заполнению полей.
Первое — партионный учет. Программа должна хранить срок годности не для товара вообще, а для каждой отдельной партии: одна и та же позиция может приходить с разными датами. Второе — гибкие уведомления: настройка порога напоминания (за 3, 7, 30 дней) для разных категорий товаров, потому что у молочной продукции и консервов разная логика уценки.
Третье — интеграция с оборудованием. Поддержка сканеров штрихкодов и терминалов сбора данных ускоряет приемку и инвентаризацию в разы. Четвертое — отчеты: «Товары с истекающим сроком», «Просроченная продукция», «План списаний» должны формироваться в пару кликов и выгружаться в Excel или PDF.
⚠️ Внимание: если программа позволяет указать срок годности только как текстовое примечание к товару, а не как структурированное поле партии — автоматические уведомления и отчеты по датам работать не будут. Проверяйте это до покупки, а не после внедрения.
Как настроить учет сроков годности: пошаговый порядок
Конкретные пункты меню зависят от выбранной программы, поэтому ниже — универсальная логика настройки, применимая к большинству товароучетных решений. Точные названия разделов сверяйте с документацией вашей системы.
Начните с карточек товаров. Для каждой позиции, у которой есть срок годности, включите признак учета по срокам и укажите стандартный срок годности (в днях, месяцах или конкретной датой). Это позволит программе при приемке автоматически рассчитывать дату окончания от даты производства.
Затем настройте приходные документы: при оприходовании партии обязательными полями должны стать «Дата производства» и «Срок годности до». Если поля необязательные — сотрудники рано или поздно начнут их пропускать, и вся система потеряет смысл.
☑️ Настройка контроля сроков годности
После этого задайте правила оповещений. Разумная практика — разные пороги для разных групп: скоропортящиеся товары сигнализируют за 1–3 дня, продукция со средним сроком — за неделю или две. Наконец, включите принцип FEFO в расходных документах, чтобы программа автоматически предлагала к отгрузке партии с ближайшим сроком.
Работа со штрихкодами и маркировкой
Сканер штрихкодов превращает контроль сроков из рутины в быструю процедуру. При приемке сотрудник сканирует код товара, программа подставляет карточку, остается ввести только дату производства и количество. При инвентаризации сканирование позволяет быстро найти просроченные единицы прямо на полке.
Отдельная тема — коды DataMatrix в системах маркировки. Для маркированных товаров (молочная продукция, вода, лекарства и другие категории) код может содержать дату производства и срок годности внутри себя. Если ваша программа умеет считывать эти данные из кода, ввод дат при приемке становится полностью автоматическим — без ручных ошибок.
Учтите, что поддержка разбора данных из кодов маркировки зависит от конкретной программы и ее версии. Перед покупкой оборудования уточните у разработчика, совместим ли сканер и корректно ли система обрабатывает составные коды.
⚠️ Внимание: передача сведений о выбытии маркированных товаров, включая списание просроченной продукции, регулируется законодательством о маркировке. Порядок оформления списаний уточняйте в актуальной документации системы маркировки и у своего оператора ЭДО — требования периодически обновляются.
Типичные ошибки при внедрении
Самая частая проблема — учет «для галочки». Сроки вносятся при приемке, но никто не смотрит отчеты и не реагирует на уведомления. Через пару месяцев система превращается в мертвый архив, а просрочка по-прежнему находится вручную. Решение простое: назначьте ответственного и закрепите регламент — например, каждое утро проверять отчет «Истекает в ближайшие 7 дней».
Вторая ошибка — смешивание партий на одной полке без маркировки. Программа «знает», что на складе две партии с разными датами, но физически они перемешаны, и кладовщик берет что попало. Здесь помогает адресное хранение или хотя бы наклейки с датой на каждую партию.
Третья типичная ситуация — не настроен запрет продажи просрочки. Даже если учет ведется идеально, касса без блокировки пропустит просроченный товар, если кассир не проверит дату вручную. Где это возможно технически, включайте контроль на кассе: продажа товара с истекшим сроком — это не только убыток, но и риск штрафов и претензий покупателей.
Что делать, если часть товаров вообще без дат на упаковке
Для товаров без указанной производителем даты (развесная продукция, товары собственного производства) установите внутренние правила: срок хранения от момента изготовления или фасовки фиксируется в документе, а этикетка с датой печатается при фасовке. Программа в этом случае считает срок от даты документа производства или фасовки.
Excel против специализированной программы
Таблица в Excel — законный вариант для старта, если ассортимент небольшой. Можно вести список партий с датами и настроить условное форматирование: строки с истекающим сроком подсвечиваются цветом. Формула вида =ДАТА_ОКОНЧАНИЯ-СЕГОДНЯ() покажет остаток дней по каждой позиции.
Однако у таблиц есть жесткие ограничения. Нет автоматических push-уведомлений — кто-то должен помнить о необходимости открыть файл. Нет связи с кассой и складом — остатки расходятся с реальностью при первой же неучтенной продаже. Нет защиты от случайного удаления строк и ошибок ввода.
Практический ориентир такой: пока позиций со сроками годности немного и приемки случаются не каждый день, таблицы хватает. Как только появляются ежедневные поставки, несколько сотрудников на приемке и касса — переход на специализированную программу окупается сокращением списаний.
FAQ: частые вопросы
Существуют ли бесплатные программы для учета сроков годности?
Да, есть бесплатные мобильные приложения и сервисы с базовым функционалом: ввод дат, напоминания, простые списки. Для микробизнеса их может быть достаточно. Однако партионный учет, интеграция с кассой и отчеты обычно доступны в платных товароучетных системах. Перед выбором проверяйте ограничения бесплатной версии на количество товаров и пользователей.
Можно ли контролировать сроки годности в 1С?
Да, в типовых конфигурациях для торговли на платформе 1С предусмотрен учет сроков годности в составе серийного (партионного) учета. Функция включается в настройках номенклатуры. Точные названия разделов зависят от конфигурации и версии — сверяйтесь с документацией именно вашей версии программы.
Как программа узнает срок годности при приемке товара?
Два варианта. Первый — оператор вручную вводит дату производства или конечную дату с упаковки, программа рассчитывает остальное по стандартному сроку из карточки товара. Второй — для маркированных товаров дата считывается автоматически из кода DataMatrix, если программа поддерживает разбор таких кодов.
Что делать с товаром, у которого срок годности уже истек?
Просроченную продукцию необходимо изъять из продажи и оформить списание документом в учетной системе. Для маркированных товаров списание дополнительно отражается в системе маркировки — порядок действий уточняйте в ее актуальной документации. Продажа просроченного товара недопустима и влечет административную ответственность.
Как заставить сотрудников реально пользоваться системой?
Работают три вещи: обязательные поля при приемке (без даты документ не проводится), закрепленный регламент с ответственным за ежедневную проверку отчетов и контроль со стороны руководителя на первые 2–4 недели. После того как процесс войдет в привычку, система начинает работать сама.